Gestion Qualité
La qualité
C’est une culture en voie de développement dans les établissements de santé mais qui a besoin de temps pour s’infiltrer dans les établissements éducatifs.
Auto-évaluation
L’expérience au sein des établissements de santé montre l’utilité de l’introduction de l’auto-évaluation par rapport à un référentiel selon des chapitres bien détaillés touchant le management, les fonctions logistiques et techniques, la sécurité des personnes,...
Le rapport d’auto-évaluation aide à transmettre la vraie situation de l’établissement.
Quand il y a une non-conformité selon la cotation adoptée, l’auto-évaluation aide à mettre en place des actions correctives.
- mesurer les écarts entre les exigences du référentiel et la réalité de l’établissement
- élaborer un plan d’action
- élaborer un budget prévisionnel et faire une provision pour améliorer la gestion de l’établissement (financière, logistique, technique,…)
Sources d’amélioration
- Non-conformité dans les audits
- Evénements indésirables.
- Indicateurs de performance.
- Plaintes des clients/personnel/partenaires.
- Amélioration par évaluation des pratiques professionnelles.
- Nouvelles technologies.
- Exigence des tiers (ministère, organismes officiels,…).
- Etude du résultat, comptes de gestion (charges et produits) pour mieux élaborer un budget annuel ou prévisionnel.
- Sauvegarde d’une trace des réunions et des décisions (procès verbal).
- Accord sur le principe de conformité et les opportunités d’amélioration.
- Identification des supports documentaires disponibles.
| Projets d’amélioration | |
| A court terme | A long terme |
| actions correctives | financement, compétences, besoins des bénéficiaires. |
Standards
La détermination des charges nécessite préalablement l’auto-évaluation qui permet à un établissement:- d’examiner ses activités quotidiennes.
- de les évaluer en regard des normes et standards internationaux.
- de positionner l’établissement au regard des exigences du manuel d’accréditation (s’il existe) et d’examiner l’évolution de la situation.
- d’identifier les conformités et les points à améliorer.
| Grilles et standards | Politique et Procédures |
|---|---|
| Management | DDT et EVP |
| Fonctions logistiques techniques | Politique et Procédures
|
| Sécurité personnes | Exemples Profil de poste |
Référentiels des compétences
- Référentiel directeur service d'intervention sociale [Télécharger]
- Référentiel emplois / centre rééducation [Télécharger]
- Référentiel emplois / Etablissement éducatif [Télécharger]
- Référentiel financier [Télécharger]
Référentiels SGECL
- Référentiel du Chef d'etablissement [Télécharger]
- Referentiel metier Coordinateur disciplinaire [Télécharger]
- Referentiel metier du surveillant ( educateur accompagnateur) [Télécharger]
Inventaire et amortissement:
- Historique équipement [Télécharger]
- Liste des equipments [Télécharger]
- Calcul amortissement [Télécharger]
Etapes à suivre
PDCA (roue de Deming)
1. Auto-évaluation sur 3-6 mois, réalisée à partir des référentiels et des grilles contenant des critères.- Réponse au critère: oui (totalement, en partie, non pas du tout, non applicable (l’établissement n’étant pas concerné).
- Commentaire du critère: justification nécessaire ou preuve de progression, informations claires précises et datées.
- Cotation:
- A. (C conforme) l’établissement répond parfaitement ou la plupart du temps aux critères constituant la référence.
- B. (PC+ partie conforme) l’établissement répond globalement ou la plupart du temps aux critères constituant la référence.
- C. (PC- partie non conforme) l’établissement ne répond que partiellement ou rarement aux critères constituant la référence.
- D. (NC non conforme) l’établissement ne répond pas du tout et jamais aux critères constituant la référence.
- NA. référence non applicable.
| Cotation des critères constituant la référence | Cotation de la référence |
|---|---|
| Si tous les critères sont NC | NC ou D |
| Si un critère est NC Les autres critères sont en partie |
PC- ou C |
| S’il existe dans une même référence des critères qui sont NC et Conforme en partie alors il faut faire le calcul suivant: Si nombre NC + nombre des en parties >= nombre des conformes Si tous les critères sont en partie Si un critère est conforme et un autre non conforme NC (important ou très important) |
PC- ou C |
| Si nombre NC + nombre des en parties <= nombre des conformes Si un critère est Conforme et les autres sont en partie et il n’y a pas de NC Si un critère est conforme et un autre non conforme NC (mais pas modéré) |
PC+ ou B |
| Si tous les critères sont Conformes | C ou A |
La synthèse de l’audit (en se référant à l’organigramme et aux grilles) et de l’état des lieux, la vérification de l’application des procédures et du respect des profils de postes permettent de valoriser les points positifs relatifs à la référence et de déterminer les risques et les points faibles à gérer.
Audit
2. La validation du rapport d’auto-évaluation et d’audit doit être réalisée par le directeur de l’établissement. De plus, l’identification de la liste des priorités des problèmes et des risques est nécessaire pour savoir implémenter des solutions en précisant les acteurs concernés, la période, les démarches et procédures, etc.
3. Implémentation des actions d’amélioration par des groupes de travail pluridisciplinaire (priorités et calendrier prévisionnel de réalisation), confirmer les outcomes, identifier les déviations et issues.
4. Standardisation (follow up) et mise en œuvre des actions correctives suivantes.
Contenu du tableau des actions correctives:- Critères NC ou en partie
- Objectif
- Action
- Responsable
- Echéance
- Statut (action réalisée, en cours)
